Cobranzas Especiales GERC S.A. (en adelante GERC) en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y los que adicionalmente se generen. Referente al tratamiento de los datos personales por parte del responsable o encargado del tratamiento.
Que GERC actuando como responsable y encargado del tratamiento de datos personales ha recopilado y conservado información, de proveedores, empleados, clientes y de terceros desde antes de la existencia de la ley, para el desarrollo de la actividad de cobranza, en consecuencia y dando cumplimiento al marco regulatorio se permite presentar la política de privacidad para el tratamiento de los datos personales que manejamos como responsables o como encargados, en el cual se establecen los procedimientos para que los titulares puedan ejercer los derechos señalados en la normatividad aplicable a la materia.
Se hace mención a los términos usados a lo largo de este documento, y cuyas definiciones se encuentran previstas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013:
Los principios que regirán la forma en que GERC dará tratamiento a los datos personales son los siguientes: Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos, principio de finalidad, principio de libertad, principio de veracidad o calidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de seguridad y principio de confidencialidad.
Como parte de las actividades de cobranza, actualización de datos, reporte a operadores de información, contacto a clientes y usuarios, así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de nuestros clientes y en general para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por GERC, será requerida la entrega de diferentes datos de acuerdo con las finalidades presentadas en esta política, pero sin limitarse: nombre, dirección, edad, así como otra información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica e información específica entorno a referencias y condiciones económicas de los deudores de las carteras propias o administradas por GERC, así como otra información relevante para proveer el ejercicio de las actividades propias del objeto social de GERC.
Como parte de las actividades de cobranza prejurídica y jurídica, recuperación de cartera, reporte a operadores de Información, visitas a titulares e informes de contacto a clientes y usuarios y en general, para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por GERC, será requerida la entrega de diferentes datos personales acordes con las finalidades expuestas en esta política, pero sin limitarse: nombre, direcciones, edad, información de contacto como número de teléfono fijo - celular y dirección electrónica, actividad laboral e información específica entorno a condiciones económicas del Usuario en su calidad de deudor de las carteras propias, administradas o delegadas por mandato de nuestros clientes, así como otra información relevante encaminadas a facilitar el ejercicio de las actividades propias del objeto social de GERC.
La información del USUARIO se requiere para ser recopilada, usada, procesada, compartida, e incorporada en la base de datos de GERC y en general se le dará tratamiento con el fin de:
GERC dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, realizará grabaciones de audio a la gestión realizada a los titulares de carteras propias o de terceros entregadas bajo mandato para su gestión, que por disposición de la superintendencia financiera debe quedar grabada para ser monitoreada y control de la gestión adelantada, y para control de acceso y seguridad de las oficinas hay cámaras con video grabación en las oficinas y sitios comunes, Tales grabaciones de audio tendrán una duración en los archivos de GERC de un máximo de 5 años para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción, salvo que deba conservarlos para efecto de dar cumplimiento a normas vigentes o deberes contractuales. Y las grabaciones de video tendrán una duración en sus archivos de dos meses, fecha en la cual son borradas de no ser requeridas.
Igualmente GERC hará uso de las tecnologías de la información para la remisión de diversas comunicaciones tales como el envío de Estados de cuenta, certificaciones, comunicaciones de interés, convocatorias a brigadas de normalización, jornadas de localización de titulares etc., avisos de reporte a los Operadores de Información, Informes de gestión para los clientes, informes de monitoreo de llamadas, audios de las diferentes llamadas solicitadas por nuestros clientes en cumplimiento de la ley del consumidor financiero y otras que en materia de la súperfinanciera que sean exigibles a sus vigilados.
GERC en desarrollo de su objeto social realiza la administración o actúa como proveedor de servicios de terceros personas naturales y jurídicas pertenecientes a los sectores financiero, real, solidario y servicios públicos, entre otros sectores. En estos casos GERC desarrolla el papel de encargado del tratamiento de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias por parte de los titulares de la información, por existir un vinculo contractual y/o crediticio, para la actividad de cobro o promoción y venta para la cual es entregada a GERC. En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, GERC hará el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes y para que se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario, sin embargo, en tales casos GERC, no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgados ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.
Se entiende que quien realiza entrega de la información a GERC cuenta con todas las autorizaciones pertinentes a las que hace referencia la ley 1581 de 2012 y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido libera a GERC de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos cumpliendo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Lo anterior, bajo el entendido que GERC en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.
De otra parte, GERC está comprometida para efectuar un adecuado uso y tratamiento de los datos personales de los titulares, con el fin de evitar al máximo el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos de GERC. Para lo cual, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Todas establecidas en la política de seguridad de la información. En el caso que el titular suministre algún tipo de información a través del portal o internet, el mismo es consciente que conoce y acepta que ninguna transmisión por internet es absolutamente segura, ni puede garantizarse dicho extremo, por lo tanto, asume y conoce que eventualmente podrá generarse un riesgo de vulnerabilidad. Por su parte, es entendido que el titular manifiesta que ha implementado los controles de seguridad necesarios, en sus equipos y redes privadas para su navegación hacia el portal de GERC o para el envío de correos electrónicos a direcciones de GERC. Así mismo, GERC cuenta con los mecanismos de seguridad acorde con los servicios que ofrece, no obstante lo anterior, GERC no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso fraudulento por parte de terceros a la base de datos y por alguna falla técnica en el funcionamiento que sobrepasen las actividades desarrolladas con la diligencia debida.
La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados. GERC podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países. Todo personal de la empresa que en cumplimiento de sus funciones tenga acceso a la información personal de titulares, cumple con lo establecido en la política de seguridad y protección de la información y suscribe un acuerdo de confidencialidad con la empresa. .
La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados. GERC podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países. Todo personal de la empresa que en cumplimiento de sus funciones tenga acceso a la información personal de titulares, cumple con lo establecido en la política de seguridad y protección de la información y suscribe un acuerdo de confidencialidad con la empresa.
La información compartida con GERC debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad, asumiendo las consecuencias jurídicas del caso. Toda modificación en la Información suministrada a la entidad deberá ser notificada a GERC dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que produzcan la modificación de los datos, a través del canal dispuesto para el efecto.
De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012, los USUARIOS, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:
Para que el USUARIO ejerza sus derechos podrá contactarse a GERC a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente a la siguiente dirección Carrera 10 No. 20-19 Piso 9° de la ciudad de Bogotá, o al correo electrónico servicioalcliente@cobranzasgerc.com La comunicación referida deberá contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para efectos de garantizar la oportuna y efectiva respuesta, acompañada de una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el USUARIO busca ejercer sus derechos; así mismo, en el evento de no actuar directamente, el interesado deberá acreditar formalmente la calidad en que actúa. GERC dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Es de anotar que mientras el USUARIO de la información aparezca como deudor de obligaciones de GERC o de las entidades de las cuales la información es administrada, la información será mantenida y el USUARIO carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a la cancelación total y efectiva de la obligación y/o a finalizada la relación legal o contractual, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de GERC, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus clientes o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.
GERC se reserva el derecho de modificar la Política de Privacidad de la Información de carácter personal en cualquier momento y de manera unilateral cuando lo considere necesario o se realicen cambios en la reglamentación que así lo amerite. Para tal efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de que algún titular manifieste no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a GERC el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de contractual, legal o cualquier orden con GERC o con los terceros para quien GERC adelante alguna actividad de cobranzas o de mercadeo y ventas.
Si no se reciben objeciones por los titulares a las modificaciones después de la notificación de la nueva política de privacidad, constituye la aceptación de la misma por parte de los titulares.
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de GERC y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.
De acuerdo a las normas de protección de datos personales vigentes, GERC se compromete a tratar los datos de menores cumpliendo con los requisitos de:
De tal forma que GERC garantiza que toda pregunta que trate sobre niños, niñas y adolescentes menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su acudiente o representante legal y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento autoridades situaciones que en concepto de GERC puedan poner en riesgo la integridad de un menor de edad.